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E-Mail-Vorlagen

Diese Textvorlagen helfen Euch bei Planung und Durchführung der Großakquise. Copy + Pastet Euch, was Ihr benötigt, und passt es einfach Eurem Vorhaben entsprechend an ;-)

Kontakt mit Dozierenden

Anfrage

Standard

Sehr geehrte[r] [Frau/Herr] Prof. [XXX],

ich wende mich mit der Bitte um Unterstützung der Forschungstätigkeit der Abteilung für Wirtschafts- und Sozialpsychologie, der Biologischen Persönlichkeitspsychologie und der Pädagogischen Psychologie an Sie.
Im Rahmen unserer Forschung sind wir auf die zahlreiche Teilnahme von Studierenden an unseren Untersuchungen angewiesen. Um eine möglichst große Anzahl interessierter Studierender zu erreichen, besuchen unsere studentischen Hilfskräfte zu jedem Semesterbeginn verschiedene Vorlesungen aller Fakultäten.

Im Rahmen der diessemestrigen Akquise würden wir, vorausgesetzt Sie sind damit einverstanden, sehr gerne auch Ihre Veranstaltung "[XXX]" zu einem der Termine am [XX.XX.] ([XX.XX-XX.XX Uhr]) oder [XX.XX.] ([XX.XX-XX.XX Uhr]) besuchen.
Unser Besuch würde lediglich 5-8 Minuten in Anspruch nehmen, in denen wir uns und unser Anliegen kurz vorstellen und Listen, auf denen sich interessierte Studierende eintragen können, herumreichen. In den vergangenen Semestern hat es sich als sinnvoll erwiesen, die kurze Einführung zu Beginn der Vorlesung zu geben. Während die Listen an die Studierenden gegeben werden, können Sie dann bereits Ihre Veranstaltung beginnen.
Allerdings würden wir uns hierbei natürlich terminlich nach Ihnen richten und auch den Zeitpunkt unseres Besuches so legen, dass er den Ablauf Ihrer Lehrveranstaltung möglichst nicht stört.

Da wir auf die Unterstützung aller Fakultäten angewiesen sind, würde ich mich über eine positive Rückmeldung von Ihnen sehr freuen.


Mit freundlichen Grüßen
[XXX]
i.A. Thomas Schultze-Gerlach

Spezialfall: Grundlagen der Anatomie (Medizin)

Da diese Veranstaltung sehr kurz ist, besuchen wir sie immer am Ende der Vorlesung. Während eine SHK unser Anliegen präsentiert, warten die anderen SHKs (2) im Foyer VOR dem Hörsaal auf Studierende, die sich anschließed in die dort bereitgelegten Listen eintragen können. Dieses Prozedere gewährleistet die minimale "Störung" der ohnehin schon kurzen Vorlesung und hat sich in den letzten Jahren bewährt.

Sehr geehrte[r] [Frau/Herr] Prof. [XXX],

ich wende mich mit der Bitte um Unterstützung der Forschungstätigkeit der Abteilung für Wirtschafts- und Sozialpsychologie, der Biologischen Persönlichkeitspsychologie und der Pädagogischen Psychologie an Sie.
Im Rahmen unserer Forschung sind wir auf die zahlreiche Teilnahme von Studierenden an unseren Untersuchungen angewiesen. Um eine möglichst große Anzahl interessierter Studierender zu erreichen, besuchen unsere studentischen Hilfskräfte zu jedem Semesterbeginn verschiedene Vorlesungen aller Fakultäten.

Im Rahmen der diessemestrigen Akquise würden wir, vorausgesetzt Sie sind damit einverstanden, sehr gerne auch Ihre Veranstaltung "Grundlagen der Anatomie" zu einem der Termine in der Woche vom [XX.XX.-XX.XX.] oder vom [XX.XX.-XX.XX.] ([XX.XX-XX.XX Uhr]) besuchen.

Unser Besuch würde lediglich 5-8 Minuten in Anspruch nehmen, in denen wir uns und unser Anliegen kurz vorstellen.

Natürlich würden wir uns terminlich nach Ihnen richten und auch den Zeitpunkt unseres Besuches so legen, dass er den Ablauf Ihrer Lehrveranstaltung möglichst nicht stört.

Da Ihre Veranstaltung relativ kurz ist, haben wir uns in den letzten Jahren dazu entschieden, unser Anliegen (anders als in anderen Veranstaltungen) am Ende der Vorlesung zu präsentieren und die Studierenden anschließend mit unseren Listen vor dem Hörsaal zu erwarten, was nach Aussage der Hilfskräfte sehr gut funktioniert hat.

Gern würden wir dies wieder so handhaben.

Da wir auf die Unterstützung aller Fakultäten angewiesen sind, würde ich mich über eine positive Rückmeldung von Ihnen sehr freuen.

Mit freundlichen Grüßen
[XXX]
i.A. Thomas Schultze-Gerlach

Zweiter Versuch

Haben wir noch keine Rückmeldung einer/s Dozierenden erhalten, die uns in den vergangenen Jahren stets unterstützt hat, eignet sich diese Vorlage für den 2. Versuch der Anfrage:

Sehr geehrte[r] [Frau/Herr] Prof. [XXX],

gern würde ich es noch einmal versuchen, Sie um Unterstützung der Forschung der Abteilung für Wirtschafts- und Sozialpsychologie, der Biologischen Persönlichkeitspsychologie und der Pädagogischen Psychologie am Psychologischen Institut im Rahmen der Versuchspersonen-Akquise zu bitten. Ihre Veranstaltung war in den letzten Jahren stets Bestandteil unserer Besuchsziele und ich würde mich freuen, wenn wir auch in diesem Semester wieder vorbeischauen dürften.
Vielleicht ist meine letzte Nachricht an Sie ja einfach untergegangen. Deshalb hier noch einmal die wesentlichen Aspekte zusammengefasst:

Im Rahmen unserer Forschung sind wir auf die zahlreiche Teilnahme von Studierenden an unseren Untersuchungen angewiesen. Um eine möglichst große Anzahl interessierter Studierender zu erreichen, besuchen unsere studentischen Hilfskräfte zu jedem Semesterbeginn verschiedene Vorlesungen aller Fakultäten.

Als Teil der diessemestrigen Akquise würden wir sehr gerne auch wieder Ihre Veranstaltung "[XXX]" zu einem der Termine am [XX.XX.] ([XX.XX-XX.XX Uhr]) oder [XX.XX.] ([XX.XX-XX.XX Uhr]) besuchen.

Unser Besuch würde lediglich 5-8 Minuten in Anspruch nehmen, in denen wir uns und unser Anliegen kurz vorstellen und Listen, auf denen sich interessietre Studierende eintragen können, herumreichen. Die Einführung geben wir i.d.R. zu Beginn der Vorlesung, sodass Sie bereits Ihre Veranstaltung beginnen können, während die Listen an die Studierenden gegeben werden. Natürlich würden wir uns beim Termin und Zeitpunkt des Besuches nach Ihrer Präferenz richten.

Da wir auf die Unterstützung möglichst vieler Fakultäten angewiesen sind, würde ich mich über eine positive Rückmeldung von Ihnen sehr freuen.

Mit freundlichen Grüßen
[XXX]
i.A. Thomas Schultze-Gerlach

Termin-Bestätigung

Sehr geehrte[r] [Frau/Herr] Prof. [XXX],

ich danke Ihnen für Ihre Unterstützung und werde Ihnen meine Hilfskräfte dann am [XX.XX.] vorbeischicken.

Mit freundlichen Grüßen,
[XXX]
i.A. Thomas Schultze-Gerlach

Termin-Erinnerung

Sehr geehrte[r] [Frau/Herr] Prof. [XXX],

dies dient als kleine Erinnerung an den Besuchstermin meiner studentischen Hilfskräfte. Wie vereinbart kommen diese am [XX.XX.] in Ihre Vorlesung, um [zu Beginn/am Ende/...] der Veranstaltung unsere Forschung vorzustellen und für unsere Versuchspersonen-Datenbank zu werben.

Ich danke Ihnen noch einmal recht herzlich im Namen der Abteilung für Wirtschafts- und Sozialpsychologie für Ihre Unterstützung.

Mit freundlichen Grüßen,
[XXX]
i.A. Thomas Schultze-Gerlach

Kontakt mit SHKs

Ermittlung von Verfügbarkeiten & Aufklärung über Großakquise

Liebe alle,

Herzlich willkommen in der Abteilung an alle Neuen unter Euch ;-)

Ich schreibe Euch bzgl. der "Großakquise", die wir jedes Semester organisieren, um unsere Versuchspersonen-Datenbank mit neuen Studierenden aufzufüllen.

Diese gestaltet sich wie folgt:

In den ersten Vorlesungswochen eines jeden Semesters besuchen wir verschiedene Erstsemesterveranstaltungen und werben dort um neue Versuchspersonen für unsere Datenbank "ORSEE".
Dazu schicken wir jeweils Teams von 2-3 studentischen Hilfskräften (SHKs) in geeignete Vorlesungen, um unsere Forschung kurz vorzustellen und Werbung für unsere Experimente zu machen. Anschließend werden Listen verteilt, in die sich interessierte Studierende eintragen können.

Damit niemand ins kalte Wasser geworfen wird, bestehen die Teams für jede Veranstaltung jeweils aus mindestens 1 Person, die schon mal bei der Großakquise dabei war und mit dem Ablauf vertraut ist.

Um einen Besuchsplan zu erstellen, benötigen wir daher die Verfügbarkeiten aller SHKs für den gesamten Zeitraum der Aktion. Tragt diese also bitte mit Eurem Namen so bald wie möglich (spätestens bis zum [XX.XX.] in den folgenden Doodle ein:

[http://doodle.com/poll/XXX]

Wenn Ihr Fragen habt, könnt Ihr Euch natürlich jederzeit melden!

Liebe Grüße, [XXX]

Übermittlung des Besuchsplans, des Besuchstermin-Skriptes & weiterer Instruktionen

Mit dieser Vorlage informiert Ihr die SHKs darüber, wer, wann, welche Vorlesung besucht, und wie ein Besuchstermin ablaufen soll. Außerdem gebt Ihr den SHKs erste Infos dazu, wie sie die neu gewonnenen Versuchspersonen in die Datenbank eintragen. Zum Ablauf gibt es ein separates Skript, das Ihr anhängen sollt.

Liebe alle,

nicht erschrecken, aber im Folgenden werdet Ihr von mir mit extrem vielen Infos zur a) Großakquise und b) der sich daran anschließenden Eingabe der neuen Versuchspersonen in unsere Datenbank ORSEE.3 bombardiert!
Bitte lest Euch trotz der Fülle alles sorgfältig durch, damit sowohl Großakquise als auch Eingabe reibungslos verlaufen.

a) Großakquise
Im Anhang findet Ihr den Besuchsplan für die Großakquise. Wir hoffen, Ihr seid alle mit der Verteilung zufrieden. Dieses Semester verbuchen wir insgesamt [X] Veranstaltungen. Fast alle SHKs sind für jeweils [X] davon eingeteilt. Im Besuchsplan findet Ihr jeweils Titel, Dozierende/n sowie Hörsaal der Veranstaltung. Außerdem findet Ihr für einige Veranstaltungen zusätzliche Infos (!) unter jedem Plan, die unbedingt beachtet werden müssen. In der Spalte "Verfügbarkeit" stehen neben den eingeteilten SHKs noch in Klammern SHKs, die zu dem Zeitpunkt einspringen könnten, falls jemand kurzfristig ausfällt. Falls Ihr Euren Termin doch nicht wahrnehmen können solltet, meldet Euch bitte selbstständig und so früh wie möglich bei den entsprechenden Back-up-Leuten.

Bitte besprecht Euch innerhalb der jeweiligen Teams, wann Ihr Euch wo trefft, damit Ihr genügend Zeit habt, rechtzeitig zu den Hörsälen zu kommen (und ggf. Listen zu erstellen). Die meisten Veranstaltungen sind im ZHG, einige aber auch außerhalb (Nord-Uni, Anatomie, Mathematisches Institut, [XXX]).

Wir haben schon eine Menge Listen angefertigt, die für die ersten 2-3 Veranstaltungen locker genügen sollten. Ihr findet die Listen in der gelben Kiste im vorderen Hiwiraum. Überprüft jedoch bitte eigenständig vor Eurem Termin, ob noch genügend Listen vorhanden sind und erstellt ggf. neue. Eine Kopiervorlage liegt ebenfalls bei der gelben Kiste. Beim Vorbereiten füllt bitte die ersten 3 Zeilen vollständig mit ausgedachten Personendaten aus. Wir werden aber die Woche über auch ein Auge drauf werfen und ggf. nochmal ein paar zusätzliche Listen vorbereiten.

Falls in den Anmerkungen nicht anders angegeben, gehen wir zu den Veranstaltungen jeweils zu Beginn der Vorlesung. Einige Dozierende haben nochmal ausdrücklich betont, dass wir uns mit unserem kleinen Vortrag so kurz wie möglich fassen sollen. Achtet also bitte besonders darauf, dass Ihr rechtzeitig im Hörsaal seid um Euch bei der/dem Dozierenden anzumelden (schon ein paar Minuten vor Vorlesungsbeginn) und dass Ihr bei Eurem Vortrag die angekündigten 5 Minuten einhaltet, damit wir auch im nächsten Semester wiederkommen dürfen. Im Anhang findet Ihr außerdem ein Skript, an dem Ihr Euch bei Eurem Vortrag orientieren könnt. Zählt genau ab, wie viele Listen Ihr ausgebt, damit beim Wiedereinsammeln keine verloren gehen. Nehmt je nach Größe und Struktur des Hörsaals zwischen 20 und 40 Listen pro Veranstaltung mit.

b) Eingabe von Probanden in ORSEE.3
Wie jedes Jahr versuchen wir die Listen zeitnah in unsere Versuchspersonen-Datenbank einzutragen. Hier der Link dazu:
https://exp.psych.bio.uni-goettingen.de/abt5/orsee3/admin/admin_login.php?pw=true

Wenn Ihr Zeit habt, tragt die neuen Studierenden bitte nach Eurem Besuchstermin oder einige Tage später ein. Falls Ihr noch keinen ORSEE-Account besitzt, fragt EureN BetreuerIn danach oder benutzt erstmal den Account Eurer Teammitglieder.

Am Besten lassen sich die neuen SHKs von den älteren kurz zeigen, wie die Eingabe funktionert. Dazu hier der Leitfaden (auch für die alten SHKs):

  1. Da das Feld mit der Telefon-Nr. erfahrungsgemäß für die folgenden Zeilen des Zettels komplett leer bleibt, wenn erstmal eine Person diese Angabe ausgelassen hat, füllen wir schon immer vorher die ersten 3 Zeilen vollständig mit irgendwelchen ausgedachten Menschen aus. Damit diese nicht in der Datenbank landen, beginnt beim Eintragen in ORSEE bitte immer erst mit der Person in der 4. Zeile. Das gilt für alle Bögen.

  2. Auch wenn es unwahrscheinlich ist, dass die Studierenden der Erstsemester-Veranstaltungen schon in ORSEE eingetragen sind, kontrolliert das bitte vorab immer noch einmal, um Doppeleinträge zu vermeiden.

  3. Wenn Ihr einen Namen oder - noch wichtiger - eine E-Mail-Adresse nicht oder nur schwer entziffern könnt, nutzt bitte die Suchfunktion im StudIP, um zu schauen, wie die Person (und ggf. ihre E-Mail) tatsächlich heißt. Es wäre ja ärgerlich, wenn sich die Person schon in die Datenbank eintragen lassen möchte, aber ihre Einladungsmails im Nirvana landen, weil die E-Mail nicht korrekt ist.

  4. Achtet darauf, dass Ihr nach dem Hinzufügen einer neuen Person erneut auf den Butten "Neu" unter "Teilnehmer" klickt, damit Ihr die soeben eingetragene Person nicht einfach überschreibt.

  5. Dass eine Liste bzw. bestimmte Personen auf einer Liste schon in ORSEE eingetragen wurden, erkennt Ihr daran, dass bei der Semesterzahl der letzten eingetragenen Person der Liste so etwas wie "1/3" oder "2/3", etc. steht. Das ist insofern wichtig, als Personen nicht doppelt eingetragen werden, z.B. wenn sich auf einer Liste nur 2-3 neue Personen eingetragen haben, und diese Liste nochmal mit in eine Veranstaltung genommen wird und sich weitere Personen eintragen. Wenn Ihr also mit dem Eingeben von Personen auf einer Liste durch seid, markiert die Semesterzahl der letzten eingegebenen Person mit einem "/3".

  6. Listen, die noch überwiegend leer sind, und für weitere Veranstaltungen verwendet werden können, platziert Ihr bitte weiter oben in der gelben Box.

Das klingt erstmal nach viel, aber wenn man die ersten paar Listen eingetippt hat, geht's meist recht schnell.

Sorry für diesen Berg an Infos!

Falls Ihr noch Fragen habt, könnt Ihr Euch natürlich jederzeit gerne an mich wenden.

Liebe Grüße,
[XXX]

[Besuchsplan anhängen]
[Besuchstermin-Skript anhängen]